ことば百科

文章の書き方・ととのえ方

26, ビジネス文書の書き方

  1. 社内文書の書き方
  2. 社外文書の書き方

社内文書の書き方

  1. 基本
    • 読み手に理解しやすい適切な用語と表現で、簡潔・正確・丁寧に事実にそった記述をする。
    • 一般にビジネス文書など実務(逆三角形)型の文章は、結論から記述する。
    • 新聞記事は「5W1H」の基本要素すなわち、When(いつ)Where(どこで)What(何を)Who(だれが)Why(なぜ)How(どのように)で成り立っている。この基本はビジネス文書でも活用可能できる。
    • 文書管理を能率よく行うために一つの文書にいくつものテーマの文章を詰め込まず、一つのテーマに絞って記述する。
    • 句読点や段落をうまく使って、リズム感のある読みやすい文章を作る。
    • 箇条書き・図表・グラフなどを効果的に用いて視覚的にも見やすく整える。
  2. 社内文書の標準書式

    「社内文書の標準書式」図

    1. 文書管理上の種別記号と番号。
    2. 西暦でも元号でもかまわない。社内の慣習に準ずる。
    3. 「営業課長」のように職名で記述し、「殿・様」はつけないこともある。
    4. 通常は職名で記述。通常押印は省略される。
    5. 内容の簡潔な説明。「LAN導入セミナー出席報告書」など。
    6. 基本的に前文・主文・末文よりなる。段落ごとに1行目行頭を1字下げる。
    7. 本文の内容のわかりやすくするための箇条書きによる別記。
    8. あれば、本文より2字下げて記述。
    9. 個人名と内線番号。
  3. 報告書

    「報告書の例」

     定例報告の中でも販売状況の日報や月報は欠かせない。各企業とも特定の書式による専用の報告書があるはずだが、ない場合には、次図を参考にすればよいだろう。

     ポイントは正確なデータをグラフや箇条書きなどでビジュアルに記述し、前年データなどと比較して分析し、感想・予測・提言などを述べる。

  4. 稟議(りん‐ぎ)

    「稟議書の例」

     稟議とは、会社などで、所定の問題に対して会議を開かずに決裁権を有する上司や関係者に、文書で決裁承認を求めることをいう。

     ポイントは、決裁を求める事項とその内容・起案した理由・成果の予測という3要素を具体的に記述することである。

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社外文書の書き方

  1. 社外文書の標準書式(横書き)

    「社外文書の標準書式」図

    社外文書で最も重要になってくるのは、いうまでもなくビジネスの手紙である。手紙といえば、かつては縦書きが主流であったが、現在では慶弔等儀礼的な手紙を除いてほとんどが横書き形式である。したがって、ここでは横書きの標準書式を示すが、縦書きとの相違点を要約すると次の通りである。
     縦書きでは日付・発信人名・受信者名が、結語のあとにくるが、横書きでは英文手紙の形式にならって、手紙の冒頭部に来る。
     また、縦書きでは原則として数字は漢数字を用いるが、横書きでは算用数字を用いる。
     縦書きでは綴じ代を右端約3センチにとるが、横書きでは左端約3センチにとる。

  2. 封筒の書き方

    封筒の書き方は、私信の封筒ととくにちがう点はない。ただしビジネス文書の封筒で注意したいこともいくつかあるので、要点を挙げておく。

    1. できれば自社特製の封筒を用い、なければ白無地の物を用いる。
    2. 文書そのものは横書きが主流になってきたが、封筒はなるべく縦に使った方がよい。
    3. 宛て名に連名は原則的に失礼にあたる。もし連名にするときは、上位の者を先に書き、「殿・様」を兼用しない。
    4. 脇付には内容物を「請求書在中」などと書いておくと親切。
  3. 印章の種類

    ビジネス文書では、正式な文書であることを示し、責任の所在を明確にするため押印する場合が多い。

    [発信者名に押印する場合]

    1. 代表印 代表印とは、組織団体・法人等の代表権を有する人の印章で、所管の登記所に届け出られている印影をいう。個人印でいえば「実印」に相当するもので、押印する権利を定められた役職が保管する。
    2. 社(団体)印 社(団体)名で発信される手紙に押印されるもの。個人印でいえば「認印」に相当するもの。
    3. 職印 部長・課長など職制の責任で押印する印で、通常社印と併用される。
    4. そのほか事業部・支社・支店・部・個人のレベルで押印されるものがある。

    [その他の押印]

    1. 割印 受領書・契約書など2枚以上に切り離される文書に押印するもの。
    2. 消印 手形・契約書・委任状などの印紙に印紙再使用を防ぐ目的で当事者全員が押印するもの。
    3. 契印 「契」の印影で社外文書の控えに押す場合と、連続した文書のページにまたがって押印するものがある。
    4. 訂正印 契約書など公的文書の文書中の誤字脱字の訂正・追加・削除の際に訂正箇所に押印するもの。

  4. 社外文書文例

    [交渉・依頼の手紙]

     あらゆるビジネスは取引き企業間の交渉の結果によるものであるから、交渉の手紙は重要である。ポイントはいかに相手を説得するかである。

    1. 資料やデータを添付し、当方の立場や交渉条件を明確に示して理解を求めることが重要である。
    2. また依頼(お願い)的要素の強い交渉もある。お互いの力関係や立場をはっきりと認識した上で書くことも重要である。

    「交渉・依頼の手紙例」

    [お礼の手紙]

     お礼の手紙は、何かを依頼したり、手配してもらったり、便宜をはかってもらったり、お世話を受けたりしたときに出すものである。

    1. 時期を逸せずに書くとことがいちばん大切である。忘れたころにやってきたお礼の手紙では色あせてしまう。とくにビジネスでのお礼状は、ビジネスの成否との絡みがあって、タイミングが重要である。
    2. 感謝の意を素直に伝えるという意味では私信と変りないが、ビジネスのお礼の手紙でとくに気を遣う必要があるのは、用件の取捨選択である。
       ビジネス文書である以上、お礼状にも当然依頼ごと(ビジネス)は無関係ではないが、直接関係ないビジネスにまで書き及ぶのは禁物。お礼の内容と直結した依頼ごとの範囲で押さえたい。

    「お礼の手紙例」

    [通知・連絡の手紙]

     通知や連絡の手紙は、会合・商用・移転などの通知・報告が主となるものである。

    1. 日時・場所・数量・金額などを正確に書き、必要に応じて図解や略図を入れる。
    2. 誤りなく通知内容を知らせることが大切だから、いわゆる「5W1H」に加えて、「いくら」(How much)の要素もいれ、書くときのチェックにするとよい。
    3. 必要事項を箇条書きにして、知らせたい内容を明確にする。ビジネスライクに徹して不必要な文を書かない。
    4. 転居や会合の場所の通知は、番地や目標を明示し、略図を添える。

    [案内の手紙]

     案内の手紙は、行事の招待、開店・支店開設、売り出しの案内などが主たるものである。

    1. 行事や集会の目的・場所・会費の有無や金額などをはっきり書く。
    2. 出席や欠席を知る必要があるときは、返信用のはがきを同封したり、連絡の方法や連絡先を明示する。また、駐車場券や記念品引替券なども入れておくとよい。
    3. 会合の日時があまり近づかないうちに案内を出す。
    4. 相手に応じた体裁や文面に留意する。

    [注文・申し込みの手紙]

     注文や申し込みの手紙は、商品やサービスの注文、宿泊や会合の申し込み、会場の予約の申し込みなどが主となる。

    1. 注文するものの銘柄・種類・等級・数量・金額・人数をはっきり書く。
    2. 入用(使用)の日時、到着の日時を明記する。
    3. 返事の送り先と責任者を明記する。
    4. 代金の支払い方法を具体的に書く。
    5. 代用品の可否や条件の許容範囲なども書き添えるとよい。

    [照会の手紙]

     照会の手紙は、商品や調査事項や、先方の希望条件などの問い合わせと、それに対する回答などが主となる。

    1. 問い合わせる事項をはっきり書く。事項が多いときは、箇条書きにする。
    2. 問い合わせの目的・理由を明記。
    3. 丁寧な依頼の表現を用いることにじゅうぶん留意する。
    4. 手紙による返信を求めるときには、返信用の切手や封筒を同封する。

     また、多くの回答事項がある場合には、回答の様式をあらかじめ用意して同封することも必要である。

    [あいさつの手紙]

     あいさつの手紙は、儀礼的なあいさつ、祝賀のあいさつ、おくやみのあいさつ、正月や季節のあいさつが主となるものである。

    1. ある程度形式的な表現を使用するが、形式に流れてきまり文句の羅列にならないよう注意を要する。
    2. あいさつの目的がはっきりわかるように書く。
    3. 丁寧な用語とくに敬語の使い方に注意する。

    [おわびの手紙]

     おわびの手紙は、こちらの過失や不行届をわび、先方の許しないしは理解を得ることが主となる。

    1. こちらの誠意や陳謝の気持ちがじゅうぶん表現されるよう工夫する。自己弁護や言い訳に終始しないよう注意する。
    2. 必要に応じて、つぐないの方法や応急処置について、先方の希望を聞く。
    3. 予期しない損害や被害にあったかどうかを確認する。
    4. できれば、こちらの具対策について、先方の了解を求める。
    5. 必ず封書にする。

    [勧誘の手紙]

     勧誘の手紙は、商品の買い上げのすすめ、契約のすすめ、入会・参加のすすめなどが主となる。

    1. 儀礼的な前文は丁寧に書く。
    2. 商品の品質のよさ、契約内容のすぐれている点、入会・参加の有利な点などを強調する。
    3. 勧誘に応じた相手はすぐに何をしたらよいかが具体的にわかるように書く。
    4. 送金・注文・申し込みが手軽にできるような方法をわかりやすく書く。振替用紙・注文用紙・申込用紙など必要な書類を同封することを忘れないように注意する。
    5. また、勧誘の対象となるものをくわしく説明したビラやパンフレットなども同封する。

    [断わりの手紙]

     断わりの手紙は、先方からの商品の注文、値引きの照会、資金や保証や紹介の依頼などに対して出されるものである。

    1. 断わる理由をはっきりと書くが、表現は丁寧にする。
    2. 商品の注文に対しては、要望に応じられる時期や数量がわかっていれば、それを知らせて、またの機会の注文を願っておくこと。
    3. 先方の立場をじゅうぶんわきまえた文章にする。
    4. いろいろな依頼に対して、その依頼に代わることか何かで助けてあげられることがあれば、それを書き添える。

    [請求・催促の手紙]

     請求・催促の手紙は、金銭の支払い、注文品の催促、返事の催促、貸した物品の取り戻しなどが主となる。

    1. 相手の注意を促すことを書く。
    2. こちらの困っている事情を具体的に述べる。
    3. 支払いまたは送付の日時を明記。
    4. 必要に応じて、支払いまたは送付の方法を書く。
    5. 必要に応じて、期待どおりにことが運ばないときの対策ないしは決意を書く。

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(『ことばの知識百科』三省堂刊より)