ことば百科

文章の書き方・ととのえ方

17, 箇条書きを活用する

  1. 順番に従って説明するときの箇条書き
  2. 単純に列記するとき
  3. 情報価値に重要度などのちがいを与えたいとき
  4. 並べ方の種類

 ビジネス文書などは、表などとともに箇条書きをうまく利用すると読みやすい文章になる。箇条書きにすると情報が一つ一つ区切られのでわかりやすく、また空白が入ることによって視覚的にも整理しやすくなる。これらは、書き手・読み手双方にとって、利点である。

 物事の構成要素や特徴を列挙したり、順序あるいは規則などを指し示したりする場合は、とくに箇条書きが効果的である。

 箇条書きにされる内容にもよるが、次の点に注意する。

  • 階層をつける。
  • 階層はあまり深くしない。2階層、見出しを入れて3階層くらいまでとする。
  • 各項目の前に付ける記号・数字は階層を明確に指示できるようにする。
  • 1階層内の項目数は7~10くらいまでが適当。
  • 1階層の中では、規則性のある並べ方をする。

順番に従って説明するときの箇条書き

【例】

操作の手順(=見出し)

  1. ワンタッチダイヤルでファクシミリを送る(=階層1)
    1. 原稿をセットする(=階層2)
    2. [画質選択]ボタンを押して選ぶ
    3. [ワンタッチダイヤル]ボタンを押す
  2. 「電話帳」でファクシミリを送る
    1. 原稿をセットする
    2. [画質選択]ボタンを押して選ぶ
    3. [電話帳]ボタンを繰り返し押して送り先を選び出す
    4. [スタート]ボタンを押す

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単純に列記するとき

 順番や重要度に関係なく、各項目を単純に並べる場合には、数字の代わりに記号を使うほうがよい。

【例】

〈基本的人権〉

○理解のためのポイント

 ・基本的人権観の源流

 ・宣言と法規

 ・自由権とはどういう権利か

 ・参政権は自由権か

 ・社会権の登場

 ・世界人権宣言のもつ意義

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情報価値に重要度などのちがいを与えたいとき

【例】

 皆さんは子供のころ、とんぼを捕まえるのにとんぼの目の前で指をくるくる回しませんでしたか。この新発売のソフト「とんぼの逆襲」は、画面でとんぼがくるくる回ります。

●「とんぼの逆襲」のセールスポイント

その一 絶対に目が回る

その二 常駐させなくても自動的に起動するからとっても便利

その三 暴走しやすい(暴走の瞬間のスリルにどっぷり浸りたいあなたへ)

その四 画面の色が汚い(きれいな画面には飽きたあなたへ)

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並べ方の種類

 項目は規則的に並べなければいけない。並べ方には、次のような点に基づいたものがある。

・重要度

・時間性(操作手順・発生順・工程順)

・空間性(大小・上下・左右・前後)

・五十音順・アルファベット順

 これらから、その文章にとって最も効果的な並べ方を採用する。

【例〔1〕】

 本書の収録稿は次の通り(掲載順)。

  1. 新リストラ考=日本型の対応から脱皮できるか
  2. ドイツ経済=東西合併後の苦悩
  3. 金融制度改革=単なる救済に終わる懸念
  4. 北米自由貿易協定=保護貿易という声もあるが
  5. 女性労働=男女雇用機会均等法の抱える問題
  6. 日米新経済協議=接点見えぬ客観基準
  7. ごみ問題=炭酸カルシウム混入袋の功罪
  8. サミット=ポスト国連としてのサミットの役割
  9. 財政投融資=第2の予算をめぐる攻防
  10. 情報化社会=インターネット完全制覇術
  11. 経済摩擦=円高を止める妙案

 この例は掲載順(空間性)の配列である。これをたとえば著者名あるいは論文名の五十音順(ABC順)に並べる場合もあるだろう。どういう並べ方が、読み手にとって役立つかを考えて、工夫する。

 ところで、項目数は7~10くらいまでが適当と述べた。しかし、場合によっては、20、30と多くなることがある。このような場合にはどうすればよいか。関連項目をグルーピングし、新しく見出しをつけると、読み手には理解しやすくなる。【例〔1〕】は次のようなグルーピングができる。

【例〔2〕】

○国際経済

  1. ドイツ経済=東西合併後の苦悩
  2. 北米自由貿易協定=保護貿易という声もあるが
  3. 日米新経済協議=接点見えぬ客観基準
  4. サミット=ポスト国連としてのサミットの役割
  5. 経済摩擦=円高を止める妙案

○経済・金融

  1. 金融制度改革=単なる救済に終わる懸念
  2. 財政投融資=第2の予算をめぐる攻防

○産業・社会

  1. 新リストラ考=日本型の対応から脱皮できるか
  2. 女性労働=男女雇用機会均等法の抱える問題
  3. ごみ問題=炭酸カルシウム混入袋の功罪
  4. 情報化社会=インターネット完全制覇術

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(『ことばの知識百科』三省堂刊より)